Одной из самых обсуждаемых тем в международном HR-сообществе (особенно американском и европейском) сейчас является тема «возвращение в офисы».
После официального объявления о завершении пандемии многие компании приняли решение возобновить работу в офисах: так повышается эффективность командной работы и качество коммуникаций.
Почему тема стала актуальна?
Проблема в том, что очень многие привыкли работать удаленно. Более того, многие уехали в другие города и страны (и это здорово позволило людям сэкономить на аренде жилья, особенно если они работали в штаб-квартирах, расположенных в крупных городах).
Поэтому простое требование вернуться в офис иногда может привести к росту текучести. Так по данным FlexJobs 58% опрошенных им респондентов (выборка 2100 человек, рынок США) заявили, что будут искать новую работу, если не будет гибкой и удаленной формы. Исследование компании Envoy чуть более оптимистично, но тоже показывает довольно большой процент – 47% — участников, кто готов сменить работу, если не будет гибридного формата.
При том, что сейчас в США беспрецедентно низкий уровень безработицы — это большой риск для компаний остаться без персонала.
Поэтому многие компании разрабатывают поэтапную политику выхода из онлайна и перехода к гибриду.
Что же могут сделать компании?
Сохранять гибкость
Многие компании понимают реальную ситуацию у сотрудников, поэтому идут им на встречу. Важно понимать, что возвращение – не цель, а инструмент. В первую очередь ключевая задача – это повышение качества совместной работы. Поэтому многие сохраняют гибкость в выборе дней присутствия и времени назначения встреч, даже позволяют делать встречи гибридными (когда кто-то участвует удаленно). Пока самый популярный формат – это присутствие в офисе 3 дня в неделю. И обычно на эти дни как раз идет планирование всех встреч и взаимодействий.
Организация рабочего пространства
Если раньше люди ходили в офис, имели собственное рабочее место, то сейчас ситуация поменялась. Многие внедрили hot desks – рабочие места, которые занимаются принципом бронирования. Ведь значительная доля организаций существенно сократила свои офисные площади. Также важно помнить, что если мы делаем фокус на организацию взаимодействия, то у нас должно быть достаточно переговорных и специальных пространств для таких встреч.
Коммуникации
Очень важны коммуникации, которые компания осуществляет в отношении этой темы. Тут важно все: и тон коммуникаций, и ключевое сообщение, и содержание, и частота, и возможности диалога и обратной связи. Важно понимать, что одной коммуникации может быть недостаточно, поэтому выстраивайте системный коммуникационный план. Особенно важно понять, какие могут быть препятствия, вопросы и возражения и отработать их через разные каналы коммуникаций. Ну и, конечно, система обратной связи будет для вас отличным источником информации.
Создайте гайд и расскажите о нем
Как и в ситуации ухода на удаленку сотрудникам нужна помощь с возвращением. Создайте для них гайд и, главное, не забывайте активно про него рассказывать. Так по данным исследования FlexJob 71% HR-ов в компания говорили, что у них есть подобные рекомендации по работе в гибридной среде. Но не более 35% сотрудников подтвердили, что знают про их существование. Поэтому помним о концепции Крагмана – правиле множественных «касаний» (в идеале до 7 раз) – чтобы информация действительно была усвоена.
Подготовьте руководителей
Очень важно, чтобы линейные руководители тоже были готовы к возвращению, правильно коммуницировали это решение сотрудникам и поддерживали их. Стоит провести специальное обучение и дополнительные разъяснения. Ведь как правило именно непосредственный руководитель будет отвечать на неудобные вопросы и возражения.
Мотивируйте
Многие компании создают специальные новые бенефиты для вернувшихся в офис. К примеру, кормят завтраками или организуют совместные обеды. Есть и такие необычные бенефиты как у Salesforce: они донатят небольшую сумму в фонды по выбору сотрудника за те дни, которые от отработал в офисе.
Конечно важно понять, где сейчас ваши сотрудники, насколько легко или сложно будет их возвращение. Подумайте об индивидуальном подходе и о том, как вы будете решать конкретные кейсы. Тут важна гибкость с одной стороны, а с другой – настойчивость компании в достижении своей цели – возвращения в офис.
Ну и, конечно, четко понимайте почему вам важно вернуть людей в офисе, каких улучшений вы достигните, что это даст компании и ее сотрудникам. Тогда вы сможете перейти от принципа «надо» к принципу «понимаю и готов».
